1. Поговорите со своими людьми.

Объясните им, что дистанционная работа — это хороший способ организации рабочего взаимодействия на период неопределённости. Некоторым бизнесам будет довольно сложно это сделать, но множество компаний отлично сможет мигрировать из офиса домой.

2. Пройдитесь со своими людьми по их рабочим процессам.

Для некоторых дистанционная работа может быть организована очень просто — ноутбук и интернет, а кому-то придется организовать особые условия (например, дополнительный канал связи или перевозку оборудования). Если выяснили какую-то особенность — сразу же подумайте как это решить.

3. Ключевые рабочие процессы.

Проверьте пошагово могут ли они выполняться полностью в удалённом режиме. Скорее всего, здесь не будет никаких проблем, но если нашли какую-то особенность — сразу же приступите к решению.

4. Определите какие процессы привязаны к офису.

Скорее всего, это всё, что связано с бумажными документами. Отчасти, с работой партнёрского отдела.

Вероятно, какие-то процессы на время дистанционной работы будут замедлены (например, обработка первичной документации), а какими-то придётся пожертвовать (например, отправка несрочных исходящих писем). В этом нет ничего страшного, просто сформулируйте сервисным человеческим языком как вы будете отвечать за запросы.

5. Проверьте вашу телефонию.

В идеале все сотрудники должны иметь возможность принимать звонки у себя через браузер. Если вообще нет вариантов, то запишите голосовую заглушку о том, что временно мы не принимаем звонки и писать нам нужно в чатик или по электронной почте.

6, Проинформируйте консультантов и поддержку.

Все консультанты и инженеры поддержки должны знать что отвечать клиентам, которые будут хотеть чего-то, что привязано к офису. Ответы должны быть очень человечными.

7. Упростите процессы.

Если типовые процессы подразумевают физическое взаимодействие, то на время дистанционной работы упростите их. Кстати, вполне возможно, что так мы обнаружим какие-то бюрократические процессы и сможем их оптимизировать и для спокойного времени.

8. Проинформируйте партнёров о том, что вы какое-то время работаете не в офисе.

Они лояльны к нам и всё поймут. А если мы ещё и сможем сочетать это с ослаблением бюрократии, то взаимодействие вообще пройдёт безболезненно.

9. Поставьте возле офиса коробку для сбора входящей корреспонденции. Прикрепите к двери человечное письмо и обязательно дайте номер телефона, по которому может позвонить курьер или гость.

10. Если кому-то понадобится помощь в организации дистанционной работы — сделайте это. Вызовите рабочее такси для перевозки габаритного компьютера или заключите контракт на мобильный интернет, если у человека дома плохая связь. Для компании это копейки, а так вы обеспечите непрерывность рабочих процессов.

Если кто-то не может работать дома — оплатите этому человеку коворкинг. Заранее подготовьте для бизнес-центра письма на вынос оборудования (с подписью, печатью, но без даты).

11. Держите печать и ключи от интернет-банков при себе. Распечатайте десяток пустых фирменных бланков.

12. Говорите со своими людьми чаще.

Они привыкли быть в офисе и с коллективом, для кого-то это может быть стресс. Просто будьте с ними на связи )